DISTRIBUTION : l’IA, à quoi ça sert pour gérer les dépenses et les contrats d’intérim ?

DISTRIBUTION : l’IA, à quoi ça sert pour gérer les dépenses et les contrats d’intérim ?

DISTRIBUTION : l’IA, à quoi ça sert pour gérer les dépenses et les contrats d’intérim ? 1280 720 Arexa Group

L’IA, à quoi ça sert pour gérer les dépenses et les contrats d’intérim ?

Comme de nombreux secteurs, certains de nos métiers et missions ont été redéfinis avec le boom du numérique et l’arrivée du Big Data et de l’Intelligence Artificielle (IA), afin d’augmenter la performance en inscrivant durablement l’innovation dans la stratégie de l’entreprise. Concernant la gestion des dépenses de travail temporaire (intérim) pour les entreprises utilisatrices (EU), quel rôle peut avoir l’IA ?

Manager efficacement l’intérim et professionnaliser la gestion des dépenses : mission impossible ?

Prenons le cas réel d’une société de la grande distribution qui, traditionnellement, cumule des dépenses importantes consacrées au travail temporaire. Ce distributeur aux multiples enseignes intègre des sites en « propres » et des sites « franchisés ». Il s’appuie sur des contrats-cadres nationaux passés avec des ETT (entreprises de travail temporaire). L’analyse des données internes montre que ces contrats-cadres couvrent finalement une part réduite (45%<) des dépenses annuelles d’intérim aux dépens de très nombreux accords locaux passés en direct par les sites « prescripteurs » de leurs besoins. Bien qu’il soit primordial de préserver le tissu économique local, la multitude de prestataires, qui plus est avec des conditions commerciales foncièrement différentes, ne permet pas à la direction centrale, qui ne dispose pas des outils adéquats, une gestion efficace, équitable et homogène de son panel de fournisseurs (ETT). Directions RH et Directions Achats ne peuvent pas dans ce contexte manager efficacement ces ressources primordiales et les dépenses associées.

Résultats ?

Des achats dissidents, non contrôlés et entre autres, des risques d’inéquité de traitement entre les intérimaires et les salariés permanents pourtant soumis au même régime. Ces derniers mois, nous avons pu lire dans la presse :

Et ce n’est là que la partie apparente de l’iceberg…

Pour ce cas client et à titre indicatif, le poste des dépenses d’intérim peut représenter plus de 500 000 journées par an. Il est vrai que plus on a recours à l’intérim plus c’est coûteux pour l’entreprise. Soit. Les sites consommateurs de personnels intérimaires doivent par conséquent gérer ce poste de dépenses tout en maîtrisant les risques pénaux et civils liés à cette activité.

Autres constats révélés par l’analyse des données internes de l’entreprise utilisatrice (contrats, comptabilité, etc.) et l’analyse des données externes, celles des fournisseurs (reporting, factures, etc.) : la complexité des clauses contractuelles pose un problème de suivi du prix facturé avec le prix contractualisé, qui plus est dans un contexte réglementaire en perpétuelle évolution ! Bien souvent, faute de temps et/ou de formation, les acheteurs n’ont pas une connaissance précise du coût total de l’intérim. Or ce dernier est complexe. Ce coût total (TCO) intègre des dizaines de composantes comme le coût de la formation, le coût administratif et l’outillage (SI) ou encore les coûts sociaux, le coût des vêtements de travail, le coût des visites médicales, etc.

Pour l’entreprise, manager efficacement l’intérim et professionnaliser la gestion des dépenses représente alors un véritable challenge :

Comment prévoir finement les volumes nécessaires en matière de besoin d’intérim (nombre de personnes, qualifications, durées d’interventions) ? Comment piloter les besoins au niveau de chaque site et faire appliquer la politique Achats et la politique RH ? Comment choisir le contrat de travail et la convention les plus adaptés (CDD, CDI, CDII, Alternants…) ? Comment collaborer avec les ETT en préservant l’économie locale, en garantissant l’atteinte des objectifs des sites tout en maintenant son attractivité ?

Et l’IA dans tout ça ?

La bonne nouvelle, c’est qu’avec l’IA, beaucoup de choses sont possibles aujourd’hui. Reprenons le cas de notre enseigne de la grande distribution. Les données disponibles, entre autres les « transactions passées en caisse », récupérées sur plusieurs années auprès des magasins et corrélées à des données exogènes (météo, vacances, grèves, offres promotionnelles générant du trafic…) peuvent être modélisées. Ces analyses Big Data assistées d’algorithmes d’IA, mais aussi d’expertises métiers, permettent dans un premier temps de reproduire le « comportement » d’un magasin en fonction de la période de l’année et des circonstances. Le pas est franchi pour déterminer les besoins RH de manière « prédictive » avec un degré de confiance élevé (supérieur à 90%). De cette façon, on agit sur le volume de consommation, autrement dit le « juste nécessaire ».

Ces nouveaux outils permettent d’aller plus loin encore et de modéliser le coût des contrats de travail (CDD, CDI, CDI intérimaire, alternant…) en fonction des profils recherchés, de la durée et des règles de paie dans le respect de la réglementation. Ici, on agit sur le choix du contrat de travail le plus adapté.

Sans oublier qu’il est possible de conseiller au directeur de site le meilleur fournisseur en fonction des conditions commerciales préalablement négociées avec les ETT (entreprises de travail temporaire) tenant compte du bassin d’emploi. L’action se concentre donc sur le choix du meilleur prix en fonction du profil recherché.

C’est un véritable outil de décision pour un responsable de magasin/entrepôt dans le choix de son personnel, le choix des contrats, le choix des prestataires.

Rendre l’impossible possible avec l’IA

Vous l’aurez compris, au final l’IA permet déjà de piloter ses ressources humaines (profils et contrats intérimaires) et d’offrir un outil de décision aux prescripteurs pour améliorer la performance du poste de dépenses intérim. Avoir le meilleur profil intérimaire ou permanent, au meilleur moment, sur le bon poste, pendant la bonne période et au meilleur prix, tout en étant vigilant à préserver le tissu économique local et respecter les règles en vigueur.

 

Franck SAUVONNET

AREXA Group | franck.sauvonnet@arexa.fr